Miten Oriveden Juhlava perhelounas järjestettiin?
Haastattelimme Oriveden Seudun Sydänyhdistystä Juhlavan perhelounaan järjestämisestä. Tapahtuma toimii hyvänä pienen kynnyksen esimerkkinä muiden lapsiperhetapahtumien järjestämiseen.
Kuvat: Oriveden Seudun Sydänyhdistys
Oriveden Seudun Sydänyhdistyksen juhlava perhelounas toimii esimerkkinä pienen kynnyksen lapsiperhetapahtuman järjestämisestä kaikenlaisille toimijoille ympäri Suomea. Tapahtuma järjestettiin sunnuntain 8.5.2022 ja tarjoiltiin 3:ssa kattauksessa. Osallistujia oli yhteensä noin 300:lle henkilölle. Osalle jouduttiin sanomaan ”ei oota”.
Oriveden Seudun Sydänyhdistyksen toiminnasta kannattaa ottaa mallia ja inspiraatiota juuri teidän uuden ja upean lapsiperhetapahtuman järjestämiseen! Lue haastattelu tapahtuman suunnittelusta alta.
Tämä tapahtumaesimerkkisivu on tehty yhteistyössä Oriveden Seudun Sydänyhdistyksen ja Sydän-Suomen alue ry:n kanssa osana Arjen tukea -hanketta.
Asiakaspalaute lapsen suusta:
”Oli superhyvää ruokaa ja siellä oli taitava soittaja”.
Asiakaspalaute aikuiselta:
”Kivasti järjestetty! Kauniit koristelut ja elävä pianomusiikki loivat juhlavaa tunnelmaa. Lämpimästi toivotettiin tervetulleeksi.”
Oriveden Seudun Sydänyhdistys tapahtuman suunnittelusta:
Tämän haastattelun tarkoituksena on saada hyvä kuvaus tämäntyyppisen tapahtuman järjestämisestä ja antaa inspiraatiota omasi järjestämiseen!
Kenelle tapahtuma on suunnattu?
Juhlava perhelounas on suunnattu kaikille perheille. Perhelounaan tavoitteena oli antaa perheille yhteistä aikaa juhlavan tilanteen merkeissä. Tapahtuma järjestettiin äitienpäivänä, mutta ajatuksena oli tarjota tapahtuma juhlava tapahtuma kaikenlaisille perheille, myös niille perheille jossa äitiä ei välttämättä ole.
Tapahtumaan toteuttamisen aikataulu?
Tapahtuman suunnittelu aloitettiin jo 2 kuukautta tapahtuman alkamista aikaisemmin yhteistyöpalaverilla Sydänyhdistyksen ja ravintolayrittäjän kanssa. Tarkemmat suunnitelmat teimme noin kuukausi ennen tapahtumaa. Siitä sitten yhteistyömme tiivistyi aktiiviseen viestittelyyn, jolla saimme lopun hienosäädön tehtyä.
Tapahtuman sisältö/ohjelma?
Juhlavan perhelounaan pääsisältö oli ruokatarjoilu ja elävä musiikki. Tarkoituksemme oli tehdä yhteinen ja miellyttävä ruokailuhetki kaikille perheille.
- Sydänyhdistys osallistui tilan koristeluun ja hankki pöytäkukat. Saimme kukkalahjoituksen paikalliselta Hautaus ja Kukkakauppa Lundilta. Tapahtumaa edellisenä päivänä teimme koristelut: kukat ja sydänliiton ilmapallot.
- Sydänyhdistyksellä oli sisääntulon yhteydessä pöytä, jossa toivotimme ruokailijat tervetulleiksi. Ruokailuun joutui tietenkin hieman jonottamaan (maksu ja pöytiin ohjaus). Silloin meillä oli arpakääröjä (ei maksua) varattu jokaiselle vierailijalle (joka kattaukseen tietenkin erikseen). Voittoina oli kaikissa 300 arvassa yhteensä: 10 ilmaista ruokailua tähän tilaisuuteen (sydänyhdistys maksoi ne sitten jälkikäteen ravintolalle), 3 kpl Sydänliiton ”Kaikkea hyvää” -keittokirjoja 15 kpl taottuja sydämen muotoisia avaimenperiä (olimme teettäneet niitä meidän 50v juhlavuonna 100 kpl). Lapset saivat ottaa tarralajitelmastamme tarroja.
- Ruokailusta palatessa kyselimme vierailta palautetta. Samalla kerroimme esim. yhdistyksen kesäretkestä ym. ja joku halusi (pyytämättä) liittyä yhdistyksen jäseneksi, koska meillä on kuulemma niin paljon hyvää ohjelmaa vuosittain. Näin hän perusteli.
Tapahtumassa tarvittavat tarvikkeet/materiaalit?
Tarvitsimme itse tapahtumaan punaisen pöytäliinan, kevään kirsikkapuun oksia, joihin ripustimme ikivanhoja pieniä muovisydämiä, liuskalehtiön arpoja varten, lapsille tarroja, ilmapalloja, nimilaput rintaan ja kukkia pöytäkoristeluun.
Työroolit/vastuuhenkilöt tapahtuman järjestämiseen?
- Ruokailun suunnitteluun yhdessä ravintoloitsijan kanssa, mukana oli ns. ruokavastaava ja terveysvastaava.
- Tilan koristeluun meillä oli 3 henkilöä.
- Jokaiseen kattaukseen meillä oli 2 henkilöä yhdistyksen pöydän takana vastaanottamassa vieraita.
- Joku ehti aina kuvaamaan – tätä henkilöä ei varattu erikseen, mutta olisi vaikka voinutkin olla.
- Digivastaava laittoi ennakkotietoja yhdistyksen kotisivuille ja tapahtuman jälkeen myös kuvia sekä kiitosviestejä.
- Ketteräjalkaiset ihmiset yhdistyksestä kuljettivat ilmoitustauluille mainosjulisteita kukin lähiympäristöönsä.
Tapahtuman yhteistyötahot?
Tapahtuman järjestämisessä auttoivat:
- Ravintola Vallesmanni – olimme jo ennen koronan alkua suunnitelleet tällaista ruokailua, mutta peruimme sen, kun korona alkoi.
- Hautaustoimisto ja Kukkakauppa Lund – lähin kukkakauppamme
- Julisteiden painatus: Oridea, kirjapaino Orivedellä
- Sydänliitto: julisteen suunnittelu
Ei täällä ole valtavasti valinnanvaraa näin pienellä paikkakunnalla, mutta enempää ei tarvittukaan.
Tapahtuman markkinointi?
Teimme ennakkomainontaa paikallislehdessä, yhdistyksen kotisivuilla ja ilmoitustauluilla, myös kaupungin sähköisillä ilmoitustauluilla.
Miten Neuvokas perheen, Sydänmerkin ja Sydänliiton teemat olivat mukana tapahtumassa?
Tämä on yksi osa Sydänliiton Arjen tuki -hankkeen tapahtumia, joten Sydänliitto/Neuvokas perhe olivat sen viestinnällisenä tukena.
Sydänmerkki: Sovimme ravintoloitsijan kanssa, että he käyttävät mahdollisimman paljon sydänmerkkituotteita tarjoilussaan ja huomioivat sydänystävällisen ravitsemuksen.
Sydänliitto/Neuvokas perhe auttoi meitä tapahtuman julisteen suunnittelussa ja toteutuksessa.
Vinkit ja hyvät ideat tapahtuman järjestämiseen?
- Koronan jälkeen ihmiset halusivat osallistua ja kokoontua yhteen = näkivät siinä merkittävän arvon.
- Kannattaa kokeilla joitakin uusia toimintatapoja rohkeasti.
- Uusi yhteistyökumppani voi olla lähelläsi – kuka tekisi vain aloitteen!
– Ulla Eronen, Oriveden Seudun Sydänyhdistys